Faktura proforma – czy zobowiązuje do zapłaty?

Faktura proforma – czy zobowiązuje do zapłaty?

Niezbędne informacje o tym, czy faktura proforma jest wiążąca. Przekonaj się!

Każdy kto prowadzi swoją firmę, ale również i gros osób realizujących zakupy online, otrzymał przynajmniej raz fakturę proforma. Nie wszyscy natomiast wiedzą, czym tak naprawdę jest ten dokument i co go wyróżnia od normalnej faktury.

Czym jest faktura proforma?

Po łacinie pro forma oznacza „dla przyzwoitości”, dlatego nierzadko można spotkać się z objaśnieniem, iż faktura proforma to tymczasowy rachunek sprzedaży. I owszem, taka faktura nie jest dowodem księgowym, wobec tego nie uwzględnia się jej w ewidencji księgowej bądź w księdze przychodów i rozchodów. Rekomenduje się aczkolwiek zostawić ją w celu dopełnienia dokumentacji transakcji.

Faktura proforma winna uchodzić raczej za dowód handlowy, będący formą zaproponowania jakiejś oferty. Nie jest potwierdzeniem nabycia towaru czy wykonania usługi, a więc zgodnie z przepisami ustawy o VAT nie nie może stanowić podstawy do odliczenia wskazanej w niej kwoty podatku VAT. Czy zatem faktura proforma jest ostateczna? Nie, bo mówi o usłudze czy też sprzedaży, która jeszcze nie jest wykonana, więc warunki transakcji w niej sformułowane mogą nadal podlegać negocjacjom.

Faktura proforma nie zwalnia z konieczności wydania stosownej faktury VAT

Faktura proforma przypomina z wyglądu oraz zawiera podobne dane co faktura VAT, czyli:

  • datę oraz miejsce jej wystawienia,
  • dane kontrahentów (odbiorcy i wystawcy),
  • nazwę usług albo towarów, stanowiących przedmiot transakcji (razem z wskazaniem ich jednostek miary, ilości itd.),
  • wartość brutto oraz netto (zarówno poszczególnych towarów i usług, jak i wartość całości zamówienia) zapisana także słownie,
  • informacja o zakresie uwzględnionych zniżek,
  • stawka oraz naliczona z tego tytułu wysokość podatku VAT,
  • wskazanie terminu wniesienia opłaty,
  • określenie przewidywanej daty doręczenia towaru lub realizacji usługi.

Taką fakturę należy oznakować dostrzegalnie w nagłówku określeniem “PRO FORMA”, by nie było żadnych trudności z odróżnieniem tego dokumentu od stosownej faktury VAT, generującej następstwa podatkowe. Trzeba również pamiętać, iż ten typ faktury nie zwalnia z konieczności wydania klientowi wiążącej faktury VAT. Co istotne, faktury proforma nie wystawia się w przypadku, kiedy klient zapłaci w całości za przedmiot transakcji bądź wpłaci zaliczkę.